Layout på litteraturlista

For en stund siden kom jeg borti et interessant problem som gjelder layout’en på litteraturlista. Som kjent så bestemmer visningsstilen (output-style) hvilke bibliografiske elementer som skal være med i litteraturlista. Visningsstilen bestemmer også rekkefølgen på elementene, hva som skal kursiveres, hvordan person-navnene skal skrives etc. Mer informasjon om visningsstiler finner du her

Når det gjelder innrykk og linjeavstand på innførslene i litteraturlista, så kan dette angis ved hjelp av Format Bibliography-knappen som du finner på EndNote-linja i Word. Vær imidlertid oppmerksom på at visningsstilen vil overstyre det du evt. legger inn av definisjoner i Format Bibliography hvis visningsstilen for eksempel har definert at det ikke skal være innrykk for 2. linja i litteraturinnførselen. I dette tilfellet vil det altså ikke hjelpe å angi innrykk ved hjelp av Format Bibliography. Du må endre visningsstilen; gå til EndNote, Edit, Output Styles, Edit “Navnet på visningsstilen”. Under menypunktet Bibliography finner du Layout, og det er her du må gjøre endringene.

Termlister – hva kan jeg bruke det til?

EndNotes termlister brukes for å lagre termer som emneord (keywords), forfatternavn (author names) eller tidsskriftnavn (journal names). Fordelen med termlistene er at de vedlikeholdes automatisk. Når du får en ny referanse inn i EndNote, så vil EndNote oppdatere termlistene automatisk slik at forfatternavn-, emneord- og tidsskriftnavnlista inkluderer de nye navnene i referansen. Dessuten, hvis du legger inn en ny referanse manuelt, vil du se to andre egenskaper som har sammenheng med termlistene. Når du begynner å skrive inn forfatternavnet, vil EndNote forsøke å fullføre navnet for deg med å foreslå det navnet fra termlista som matcher best det du taster inn. Hvis du taster inn et navn som ikke finnes i EndNote, vil du se at det vil være merket rødt for å indikere at dette er et navn som ikke finnes i termlista fra før. En annen fordel med termlistene er at de tillater deg å utføre gjennomgående endringer – du endrer i termlista og så blir alle referansene hvor termen forekommer umiddelbart oppdatert.

Hvordan markere litteraturreferanser knyttet til ulike prosjekter?

Når EndNote-biblioteket består av mange hundre referanser, kan det være en utfordring å finne igjen bestemte referanser knyttet til enkeltprosjekter. For at du skal gjenfinne referanser raskt og effektivt, bør du sørge for å beskrive referansene slik at gjenfinningen går lettest mulig.

En EndNote-referanse består at mange ulike felt (forfatterfelt, tittelfelt osv.), og det er en stor fordel for senere gjenfinning at du legger inn informasjon som beskriver referansen best mulig. Det vil si at du bør legge inn informasjon utover det som er nødvendig for å lage gode litteraturlister. For eksempel vil det å legge inn sammendrag (Abstract) og nøkkelord (Keywords) lette gjenfinningen. Fra Universitetet i Karlstad har jeg fått et tips om at label-feltet (Label) kan brukes til å knytte referansen til prosjektet/prosjektene hvor referansen har vært benyttet. Da kan du senere søke på prosjektnavnet og få fram referansene knyttet til dette prosjektet.

Husk å ta kopi av EndNote-filene!

Det er en god regel å regelmessig ta kopier av viktige filer – dette gjelder også EndNote-filene. Filer kan bli ødelagt på flere måter: hard-disker kan bryte sammen, datavirus kan slette eller ødelegge filer, og selvfølgelig kan menneskelige feil medføre sletting eller skading av filer. Hvis uhellet først er ute, kan filkopiene spare deg for timer eller dagers arbeid. Sikkerhetskopiene bør du lagre på en minnepinne eller du kan brenne en CD.

Lagrer du filene på en server vil det bli foretatt regelmessig kopi av filene dine, og da slipper du selv å gjøre dette arbeidet. Lagrer du derimot filene på egen hardisk, må du huske på å ta regelmessig kopi av spesielt EndNote-bibliotekene dine og visningsstiler du har tilpasset og gjor endringer i. Har du brukt mye tid på å endre andre filer også, bør du selvfølgelig sørge for back-up av disse filene også.