Visning av flere forfatternavn i EndNote-biblioteket

Med EndNote X1 ble det mulig å vise flere forfatternavn i enkeltreferanser i EndNote-biblioteket. Dette er en ny funksjon som mange vil sette pris på.

For å få det til må du gjøre følgende (Windows EndNote):
1) Klikk på “Edit”-menyen og velg “Preferences”.
2) Klikk på “Display Fields”
3) Hak av sjekkboksen ved siden av “Display all authors in the Author field”. Se illustrasjonen nedenfor.
4) Klikk “OK”.

Når du nå åpner et EndNote-biblioteket vil flere forfatternavn vises hvis “forfatterfeltet” er stort nok. Du må evt. utvide det med å trekke “feltet” til høyre.

Forbedret filter for import av RIS-poster fra NORART

I likhet med mange andre har jeg i lengre tid irritert meg over at import av poster fra Norart http://www.nb.no/baser/norart/ medførte mye vask (redigering) av referansen etter av importen ved hjelp av RIS-filteret var fullført. Problemet besto i at opplysningene om årgang, nummer og sidetall ikke havnet i feltene “Volume”, ”Issue” og “Pages”. Hvis artikkelen hadde en undertittet, havnet den i feltet for tidsskriftnavnet (“Journal”) mens opplysningene om tidsskriftnavnet bare forsvant.

Nå har jeg forbedret RIS-filteret slik at det takler import av Norart-data bedre. Tidsskriftnavnet havner i riktig felt, årgangsopplysningene havner i “Volume”, nummer-opplysningene havner i “Issue” og sidetallene havner i “Pages”. Undertittelen representerer fortsatt et “vaske-problem”, men nå havner undertittelen i hvertfall i riktig felt, dvs. tittelfeltet (“Title”). Problemet består i at den legger seg som en egen linje i tittelfeltet, i stedet for at den legger seg på samme linje som hovedtittelen. Har artikkelen en undertittel må du altså manuelt sette inn kolon etter hovedtittelen og fjerne linjeskiftet
mellom tittellinjene.

På grunn av sikkerhetsproblematikk gir ikke WordPress anledning til å laste opp den reviderte utgaven av RIS-filteret til EndNote-bloggen. Ønsker du å få tilsendt det reviderte filteret kan du ta kontakt med bibliotek.luna@hihm.no.

Bruk av semikolon i en sitering

Jeg har tidligere http://endnotehihm.wordpress.com/?s=suffix gjort oppmerksom på at semikolon ikke må brukes i suffix-feltet i “Edit Citation(s)”. Etter å ha lett litt i hjelpefunksjonen til EndNote, fant jeg en beskrivelse på hvordan du likevel kan bruke semikolon både i prefix- og suffix-feltet uten at det skaper problemer. Hemmeligheten er nemlig å taste inn en accent grave (venstreaksent, `) foran semikolonet. Da vil EndNote behandle semikolonet som et vanlig tegn og uten at det skaper problemer. Hvis du for eksempel vil lage en sitering som er formatert slik:

(se figur 1; Rustad, 2007)

da må den uformaterte siteringen se slik ut:

{se figur 1`; \Rustad, 2007 #28}

Accent grave-tegnet (`) forteller rett og slett EndNote at det påfølgende semikolonet ikke skal behandles som skilletegn mellom flere siteringer.

Tips ved import av referanser

Overføring av referanser fra en database til EndNote kan, uansett metode, av og til feile og problemer kan oppstå. Se etter alternative måter for overføring av referanser hvis tidligere metoder ikke fungerer. Husk at du alltid sjekker kvaliteten på referansene etter at du importert dem til biblioteket ditt. Når biblioteket ditt har mange referanser, er det lurt å ta en duplikat-sjekk med jevne mellomrom.

For å øke kvaliteten på referansene dine, anbefaler vi at du bruker EndNotes “term-liste” for å lage standardiserte emneord. Databaser bruker ofte ulike emneordsstandarder, og da er det lurt om du lager og vedlikeholder din standard uavhengig av hvor du henter referanser. På den måten gjør du gjenfinningen enklere, og du kan lett lage en emnebibliografi hvis du ønsker det.

Et siste tips: Noter i referansen hvor du har hentet referansen fra i tilfelles du har behov for å gå tilbake til databasen senere.

Koble fulltekstdokumenter til referansen.

Du kan lett legge ved fulltekstfiler til referanser du har i EndNote-biblioteket ditt. På den måten kan du lett holde orden på fulltekstfilene, samtidig som de bare er et klikk unna. EndNote takler uten problemer PDF, Microsoft Access/Ecxel/Powerpoint/Word og tekstfiler (txt, rtf og html). Du kan også legge ved lyd- og multimediafiler (wav, mp3, mov, Quicktime).

Fremgangsmåten er slik:
1) Marker eller åpne en referanse i EndNote-biblioteket. Deretter velger du Reference > PDF > Link To Pdf
2) Velg deretter fila du vil legge til referansen og klikk “Open”. En kopi av fila vil da bli kopiert til DATA\PDF-mappa, og et ikon vil komme til syne i både EndNote-bibliotekvinduet og i referansevinduet.

Du også bruke dra og slippe en fil til en referanse i enten EndNote-biblioteket eller i referansevinduet.

Opp til 45 filer kan legges til hver referanse.

Hvis du eksporterer EndNote-biblioteket ditt kan du få med fulltekstdokumenter du har koblet til referansene.

Manuell innlegging av data til referanse

Tar du hensyn til rådene nedenfor når du manuelt legger inn data til en referanse, vil du oppnå god kvalitet og få problemer.

1) Innlegging av forfatternavn
Du kan legge inn forfatternavn på to måter: “Fornavn Etternavn” eller “Etternavn, Fornavn”. Vi anbefaler den siste formen, altså “Etternavn, Fornavn”. Gjør du det på den måten vil EndNote automatisk fullføre forfatternavnet etter hvert som du taster det inn og det finnes i biblioteket ditt fra før. Bruker du komme i forfatternavnfeltet, vil alt som kommer foran komma bli behandlet som en del av etternavnet. Alle ord etter komma vil bli betraktet som en del av fornavnet.

2) Innlegging av fornavn
Vi anbefaler at du legger inn fullt navn for forfatter/redaktør. Hvis nødvendig, vil visningsstilen forkorte fornavn til initialer. Mangler du fornavn, bruker du initial og avslutter med punktum. Eksempel: “Smith, R. G. H.”

3) Flere forfattere
Forfatter- og redaktørnavn skal skrives inn med et navn pr. linje.

4) Lang forfatternavn
Hvis et forfatternavn går over mer enn en linje, skal du bare skrive og la EndNote hoppe til neste linje. Ikke trykk “Enter” på slutten av linja!

5) Flere etternavn
Har forfatteren flere etternavn, skal de vanligvis legges inn slik: “Pedersen, Kari Hansen” og “Van Tets, Gerald Frederick”

6) Forfatter/redaktør med tittel
Har forfatter eller redaktør tittel knyttet til navnet, skal det registreres slik: “Børson, Bør, Jr.”

7) Anonyme verk.
Mangler publikasjon angivelse av forfatter eller redaktør, skal du la forfatterfelt stå tomt. Visningsstilen som brukes for å formatere bibliografien bestemmer hvordan anonyme verk skal behandles.

8) Institusjonell forfatter
Er forfatteren en instistusjon, skriver du du institusjonens forfatternavn etterfulgt av komma i forfatterfeltet. Eksempel: “Høgskolen i Hedmark,”

9) Bruk av “et.al”
Registrer alle forfatternavn som er kjent. Visningsstilen vil bestemme hvor mange forfatternavn som skal med og håndtere bruken av forkortelsen “et.al”.